然而，在这段时间里，有一件事似乎并没有发生太大变化：公共部门在请求、评估和选择技术时遵守的采购政策。
在当今世界，进步和创新飞速发展，而提案征求 (RFP) 流程却落后了。目前，让组织及时评估新的创新技术产品和服务是违反常理的。
将“创新”放入框框：RFP 导致的死亡
现行的采购政策确实有其好处：确保公众购买的商品物有所值。然而，我们经常看到 RFP 声称他们想要“创新”解决方案。但由于这些 RFP 受到极其具体和严格的法律和采购标准模板的限制，供应商实际上无法用创新的概念和解决方案做出回应，与供应商的合作伙伴关系也受到采购政策的限制。
作为政府的云应用程序提供商，我们每天都会评估 RFP，以确定我们是否合适以及响应所需的资源。最近，我的公司遇到了一个地方政府 RFP，其目标是获得一种创新的云报告解决方案，该解决方案将利用尖端技术，并且敏捷、经济高效且灵活。然而，受访者的提案评分方式主要强调供应商的规模、可以提供的参考数量、五年的审计财务报表、解决方案的预计成本以及数百万美元的保险要求。此外，回复要求将 14 份印刷和装订的副本邮寄给组织以供审查。
响应 RFP 的成本最终反映在组织必须支付的价格中，并且由于响应的努力和成本，可能会限制响应者的数量。值得称赞的是那些采用电子提交流程的人，但他们目前是少数。
本质上，所有决定响应此 RFP 的年轻或小型供应商都会被降低分数并被取消资格，无论他们的解决方案有多好。如果您没有五年的正面评价记录，或者不想花费数千美元来审计您的财务报表，那么您就没有机会。
通过以与大型、过时的技术解决方案相同的优点来评判小公司，政府可能会错过与新兴开拓者合作的一些最大好处，这些开拓者的唯一目标是为公共部门等行业提供新技术。
每个供应商都是独一无二的，其产品可能以意想不到的方式为组织提供价值。因此，政府应将其在 RFP 中列出的要求作为起点，而不是终点。这将为供应商提供足够的灵活性，以展示组织在编写 RFP 范围时甚至没有考虑到的增值元素。
限制双向讨论并对供应商演示施加严格的规则，使得组织无法了解和评估服务或产品的全部价值。
如何逃离盒子
只需对现有系统进行一些调整，即可开启更具创新性的 RFP 流程。政府机构和供应商都可以积极参与这一积极变革。
以下是四种使采购流程更具创新性的方法：
RFP 前交流：大多数政府 RFP 都定义得非常明确，因为它们是提前很久就 澳大利亚电话号码大全 预算好的。这就是产生那一长串不可动摇的需求的原因。预算是固定的，从财务角度来看，强烈反对对计划进行任何修改。在确定财务之前举办以技术为重点的市政厅网络研讨会和面对面交流活动，将有助于制定更切合实际的预算并了解需求。这将是与供应商进行有意义的对话的机会，可以交换想法、表达目标并展示产品。供应商还可以找到合作的方式，并且他们会提前知道该组织是否合适并且预算合理。
协作：优秀的供应商依靠协作而蓬勃发展。他们的核心使命是与组织合作时提出创造性的解决方案，而不是为他们服务。RFP 迫切需要通过融入灵活性并直接征求供应商的意见来解决这一问题。增加参与度将建立长期合作伙伴关系，并更好地了解预期结果，最终将降低组织的成本。RFP 流程中的当前采购政策和程序实在是太严格了。它们限制了创造力，并把太多热切的供应商拒之门外。需要彻底改革供应商评估流程和评分标准。即使是一些 RFP 允许的脚本会议和演示，也没有留下任何流动性或讨论的机会。
预算透明度：通常，RFP 不会确定为拟议合同分配的预算金额。虽然政府机构获得最佳价格非常重要，但这种做法会给他们和供应商带来额外的工作时间。如果不知道预算，供应商最终会花费无数时间竞标他们从未考虑过的项目，如果预算门槛被公开的话。然后，组织会浪费数小时来评估这些提交，然后才意识到预算差异。提前制定公开政策，提供准确或近似的预算将使所有相关方受益。
供应商通知：在这个基于云、技术精湛的世界里，将 RFP 的传播限制在组织的网站或区域通知服务上会降低您收到的投标数量和质量。注册一个可以在全国范围内分发 RFP 的服务可以成倍地扩大您的覆盖范围。有几种选择，但最好的三种是 Onvia、BidSync 和 Public Purchase。作为专门为公共部门提供服务的供应商，我们已经注册了 50 多个通知服务（全国性和通过个人组织），这些服务不断向我们发送 RFP。全国范围内涌现出越来越多的科技公司，联邦、州和地方各级的许多政府和组织都在使用 RFP 流程。注册通知服务是公共部门下一步的必要步骤。
政府机构如果不首先重新审视其采购流程就期望获得创新解决方案是不现实的。项目的实际要求和供应商可以提供的任何创新解决方案之间应该保持平衡。
归根结底，每个人都有相同的使命：改善员工的工作生活并更好地为选民服务。重新评估采购政策将实现这一目标，同时节省税金、脑细胞和大量树木。