文档管理系统 (DMS) 处理文档存储、修改和共享。记录管理系统根据既定政策存储和维护记录。记录管理是文档管理的一个分支，包括纸质和电子记录管理。
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记录管理生命周期
这是指记录从创建到处置的所有阶段。
创建阶段
活跃期
非活跃期
处置阶段
1. 创建阶段
创建阶段从收到或创建记录开始。如果您 新西兰 whatsapp 购物数据 在内部创建记录，则应确保记录完整准确。对于所有记录，此阶段涉及存储在正确的位置（物理或电子）。分配适当的安全级别也很重要。
2. 活跃期
激活阶段涉及记录的使用、共享、检索和引用。您必须保留记录的完整性并使其可用于当前业务流程。某些记录的活动阶段较短，例如工资记录，而其他记录的活动阶段较长。
3. 非活跃期
当记录不再被使用但因法律或其他原因必须保留时，即进入非活动阶段。您应该识别并列出不再需要在办公室或共享系统中随时保存的记录。然后，您可以将它们转移到现场存储或异地商业记录中心。
4. 处置阶段
最后阶段是记录处置。记录处置可能涉及删除数字记录、销毁物理记录或将记录存档。如果处置涉及销毁，您必须先获得必要的许可
，到 2027 年，这一数字可能达到 88 亿美元。借助这些系统，您可以安全地管理和存储记录，同时保持访问权限并留下审计线索。记录管理系统可能是完全数字化的，也可能是部分数字化的。但两者都涉及使用文档扫描仪扫描物理记录。
86%
的员工表示，他们在搜索信息时遇到了困难。记录管理系统可以提供帮助，因为您可以快速找到以下记录：
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带有内置搜索引擎。要组织您的记录，您可以添加元数据和标签。该软件还带有内置安全性和访问身份验证，并且将包含比您的
呼叫管理系统
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